Tetapi karena penanggung jawab pemesan tersebut sudah percaya dengan hasil kerja yang bisa didapat maka tidak sungkan – sungkan untuk membimbing saya dalam bagaimana mengurus proses administrasi yang dibilang cukup memusingkan bagi pemula. Singkat nya pekerjaan tersebut dapat diselesaikan tepat waktu dan mendapatkan pengalaman penting bagaimana cara menghadapi proses administrasi berkenaan dengan pekerjaan menyediakan jasa pembuatan software bagi perusahaan.
Disini saya akan sedikit berbagi bagaimana menghadapi hal tersebut, tidak terlalu lengkap karena ini pengalaman pertama juga ditambah dari referensi yang didapat dari teman dekat.
Kita akan mulai dari jenis – jenis pemilihan penyedia barang / jasa, yaitu :
- Pembelian Langsung
- Penunjukan Langsung
- Pemilihan Langsung
- Pelelangan
1. Pembelian Langsung
Pembelian langsung adalah proses pengadaan barang/jasa secara langsung tanpa menggunakan kontrak, surat pemesanan barang dan lain-lain terhadap barang/jasa yang diperlukan.
Terdapat batasan nilai pada jenis ini tergantung kebijaksanaan perusahaan yang mengadakan pembelian langsung dan berdasarkan sumber dana nya, biasanya nilainya tidak lebih dari 20 juta, contoh :
- Dana A => dibawah 5 juta,-
- Dana B => dibawah 10 juta,-
Proses pengadaan dan pembayaran dilakukan secara langsung kepada penyedia barang layaknya seperti transaksi jual beli. Proses ini biasa nya jika perusahaan besar dilakukan oleh unit kerja bersangkutan.
Administrasi yang terdapat pada proses ini terbagi menjadi beberapa bagian tergantung batasan nilai dan kebijaksanaan perusahaan, contoh :
- dibawah 1 juta, cukup melampirkan kuitansi bermaterai dan bon pembelian.
- dari 1 juta sampai 10 juta, melampirkan kuitansi bermaterai, PO (Purchase Order), Faktur Pajak dan Invoice (Tagihan).
Saat melaksanakan pekerjaan jasa oleh penyedia jasa, akan diawasi oleh pejabat berwenang. Setelah pekerjaan selesai 100%, maka dibuat Berita Acara Pekerjaan Selesai yang ditandatangani oleh pejabat berwenang dan penyedia jasa, Berita Acara ini adalah sebuah dokumen yang dibuat dan disediakan juga diisi oleh pejabat berwenang.
2. Penunjukan Langsung
Penunjukan langsung adalah proses pengadaan barang/jasa yang dilakukan dengan menunjuk 1 penyedia barang/jasa yang paling layak untuk mendapatkan pekerjaan pengadaan barang/jasa. Proses ini bisa dilakukan oleh unit kerja yang membutuhkan atau oleh unit logistik di perusahaan tersebut.Terdapat batasan nilai pada jenis ini tergantung kebijaksanaan perusahaan yang mengadakan penunjukan langsung dan berdasarkan sumber dana nya, biasanya nilainya tidak lebih dari 100 juta, contoh :
- Dana A => 5 juta – 50 juta
- Dana B => 5 juta – 100 juta
Pertama perusahaan yang membutuhkan akan mengumumkan pengadaan barang/jasa, dengan menggunakan media yang bisa dipakai, seperti :
- Website
- Koran
- Televisi
- Undangan
Biasanya akan dipakai undangan dari perusahaan (unit kerja / unit logistik) kepada penyedia barang/jasa yang dipilih, maksud dipilih disini bukan 1 penyedia barang/jasa, karena akan diadakan kualifikasi terlebih dahulu terhadap penyedia barang/jasa tersebut untuk menentukan siapa yang paling pantas menyediakan barang/jasa.
Undangan dapat diambil oleh penyedia barang/jasa atau dikirim (dalam kondisi tertentu). Namun secara teknis pemberitahuan pengambilan undangan atau pengiriman akan dilakukan terlebih dahulu oleh pejabat pengadaan dengan menghubungi penyedia barang/jasa via telepon atau sebagainya.
Selain Undangan juga akan disertakan beberapa dokumen lainya, seperti :
1. Dokumen Pengadaan, yang berisi penjelasan dan aturan mengenai pengadaan barang/jasa.
2. Request For Quotation (RFQ), yang berisi daftar barang/jasa dan spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan beserta isian harga yang harus diisi oleh penyedia barang/jasa.
3. Daftar Kuantitas & Spesifikasi (DKS), hampir sama dengan RFQ.
Jika dipandang dibutuhkan penjelasan oleh penyedia barang/jasa atas beberapa hal didalam Dokumen Pengadaan, maka didapat dilaksanakan proses penjelasan pekerjaan (aanwijzing) oleh pejabat pengadaan. Hasilnya akan dituangkan dalam Berita Acara Rapat Penjelasan Pekerjaan (Aanwijzing).
Sesuai dengan Dokumen Pengadaan, maka pada waktu yang telah ditentukan, penyedia barang/jasa harus menyampaikan dokumen penawaran kepada pejabat pengadaan. Dokumen Penawaran terdiri dari :
- Surat / Proposal penawaran, dengan syarat : berkop surat perusahaan, bertanggal, bermaterai, ditujukan kepada Pejabat Pembuat Keputusan di perusahaan, mencantumkan nilai penawaran dalam angka dan huruf, mencantumkan nama pimpinan penyedia barang/jasa sesuai Akte, ditandatangani dan dicap.
- Melampirkan Quotation (penawaran barang/jasa dengan spesifikasi dan harga penawaran yang detail.
Pada jenis penyedia jasa seperti pembuatan software, biasanya akan diadakan kegiatan kualifikasi teknis, yaitu dengan bentuk seperti presentasi berupa flowchart/gambaran dari software yang akan dibuat oleh penyedia jasa beserta penjelasan fungsionalitas dan sebagainya.
Kemudian Dokumen Penawaran tersebut akan dievaluasi oleh perusahaan yang menyangkut persyaratan administrasi, teknis, dan harga.
Terkadang dan juga bisa dibilang sering, perusahaan yang membutuhkan barang/jasa akan melakukan klarifikasi dan negoisasi atas Dokumen Penawaran. Jika dilakukan proses klarifikasi dan negoisasi, maka hasilnya akan dituangkan dalam Berita Acara Klarifikasi dan Negoisasi.
Kemudian akan ditetapkan penyedia barang/jasa yang berhak menyediakan barang/jasa dengan Surat Penetapan Penyedia Barang/Jasa.
Setelah ditetapkan dan diberitahukan kepada penyedia barang/jasa yang terpilih, maka dilakukan penandatanganan kontrak berupa Surat Perintah Kerja (SPK) dari perusahaan yang akan ditandatangani oleh Pejabat Pembuat Keputusan diperusahaan dan Penyedia Barang/Jasa. Sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari SPK, tercantum juga Purchase Order (PO) atau Surat Pesanan Barang/Jasa yang harus diadakan oleh penyedia barang/jasa.
Pada jenis penyedia jasa seperti pembuatan software, dikarenakan kompleksitas proses penyediaan jasa tersebut biasanya penyedia jasa membuat sebuah Dokumen Statement Of Work (SOW) yang akan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diperusahaan dan pimpinan penyedia jasa, yang berisi mulai dari detil fungsionalitas yang akan diimplementasi, jadwal pengerjaan, jadwal dan proses User Acceptance Test (UAT), jadwal Pelatihan, jadwal implementasi ke production, aturan proses pengubahan spesifikasi/fungsionalitas, aturan keterlambatan pekerjaan, aturan penerimaan hasil pekerjaan, aturan lisensi hasil pekerjaan, aturan jaminan/garansi, aturan kerahasian data perusahaan, dan sebagainya yang akan disetujui dan ditandatangani oleh kedua belah pihak dengan menyertakan tanggal dan bermaterai.
Setelah pekerjaan selesai, dimana pada jenis penyedia jasa seperti pembuatan software yaitu setelah selesai dilakukan UAT maka dilakukan serah terima. Serah terima pekerjaan akan dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima Pekerjaan.
Proses pembayaran tergantung peraturan dari perusahaan dan kesepakatan, biasanya dengan aturan sebagai berikut :
- DP, 30%
- 50% pekerjaan yang sudah diselesaikan, 30%
- 100% pekerjaan sudah selesai, 35%
- Selesai masa jaminan/garansi, 5%
Format pembayaran berbeda-beda, tinggal disesuaikan dengan keadaan.
Setiap proses pembayaran, sebelumnya penyedia barang/jasa harus menyerahkan Tagihan (Invoice) atau Surat Permohonan Pembayaran, proses pembayaran biasanya memiliki tenggat waktu dari tanggal Tagihan(Invoice) diterima oleh perusahaan, sesuai dengan kesepakatan yang terdapat pada Kontrak atau SOW, jika melebihi tenggat waktu maka biasanya dikenakan hukuman tergantung kesepakatan.
Jika pembayaran sudah dilakukan biasanya akan dibuat Berita Acara Pembayaran yang ditandatangani oleh kedua belah pihak.
Demikian beberapa jenis – jenis pemilihan penyedia barang / jasa yang biasanya diterapkan diperusahaan – perusahaan. Tetapi jangan kaget jika ada beberapa langkah yang dilewati atau memang tidak ada juga ada tambahan, karena tidak semua perusahaan memiliki proses yang sama.
Untuk jenis – jenis pemilihan penyedia barang / jasa yang lain akan kita lanjutkan lain waktu.
http://www.sulaeman.com/experience/pengetahuan-dasar-mengenai-proses-pengadaan-barangjasa-ed-1/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar